Ansvarsfullt företagande

Som konsument har du alltid ett antal val att göra i din butik. Och det gäller att välja rätt – inte minst när du står där framför frysdisken med bär.

Polaricas blåbär, lingon och hjortron växer i skogarna och på myrarna i norra Sverige och är KRAV-märkta som bra ekologiska alternativ. Dessutom smakar de riktigt gott.

Men det räcker faktiskt inte med att välja ekologiskt, det ska vara schysst också. Så här jobbar Polarica för att garantera schyssta villkor för de utländska bärplockare som varje år arbetar på uppdrag av Polarica i Sverige:

• Vi köper inte bär via så kallade organiserade fria plockare som inte följer våra regler.
• Vi garanterar att bärplockarna får skälig ersättning (garanterad minimilön) och att löneutbetalningar sker enligt överenskommelse.
• Vi har en speciell Bärombudsman som ser till att plockarna får all nödvändig information innan de kommer till Sverige. Bärombudsmannen är länken mellan bemanningsföretagen i Thailand och underleverantörerna i Sverige.
• Våra plockare utrustas efter genomförd utbildning och certifiering med gula reflexvästar märkta Polarica för att tydligt visa vilka vi är och säkerställa att alla vet var våra seriösa och certifierade plockare arbetar.
• Den svenska verksamheten följer kraven i ISO 26 000.
• Vi organiserar bärplockningen för att undvika oreglerade arbets- och levnadsvillkor. Vi jobbar med utvalda och certifierade leverantörer som fyller våra krav.
• Våra leverantörer tredjepartgranskas bland annat av Det Norske Veritas och en nationell livsmedelskedja.
• Vi driver ett utvecklingsprojekt tillsammans med skogsägarna med syfte att utveckla en uppförandekod för bärplockarna i skogen.
• Vi verkar för en nationell fair trade-certifiering via en ny branschorganisation som gör det möjligt för konsumenterna att reglera marknaden genom att välja rätt bär i butiken.

Genom att stämpla produkterna med “schysst” gör vi det nu lättare för dig att välja rätt. Håll bara utkik efter den gröna stämpeln i frysdisken!

Vi arbetar ständigt med att leverera produkter som uppfyller höga krav på kvalitet, är hållbart framtagna samt är producerade under goda etiska och sociala förhållanden. Vårt CSR-arbete är en naturlig del av vår verksamhet.

Definition

CSR = Corporate Social Responsibility, på svenska kan det översättas till:
”Företagets samhällsansvar utifrån ett ekonomiskt, miljömässigt och socialt perspektiv” Består av tre delar:
1. Företagets etiska ansvarstagande (t.ex. affärsetik, arbetsmiljö, produktansvar)
2. Företagets miljömässiga ansvarstagande (t.ex. långsiktigt hållbart)
3. Företagets sociala ansvarstagande (Samhällsengagemang, nöjda medarbetare, katastrofhjälp).

Syfte

Detta ramdokument styr och redogör för Polaricas vision och mål för vårt CSR‐arbete inom miljö, arbetsmiljö, bärplockning och korruption. Mer detaljerad policy för vart och ett av områdena finns i respektive styrdokument för dessa områden.

Vision och mål

Polarica är en av Europas ledande leverantörer av bärprodukter. Vår vision är att vinna marknadsandelar på nuvarande marknader samt expandera till nya marknader genom att sälja produkter som är etiskt, miljö‐, kvalitets‐ och hälsomässigt säkerställda. Detta skapar förutsättningar för en lönsam och långsiktig tillväxt som överstiger marknadstillväxten. Polarica vill sälja produkter som uppfyller höga krav på kvalitet och är hållbart framtagna samt är producerade under goda etiska och sociala förhållanden, därför kommer vårt CSR‐arbete bli en naturlig del av vår verksamhet.

Målet för vårt CSR‐arbete är att bidra till en hållbar utveckling genom att agera etiskt och att sträva efter att minimera och avlägsna negativa sociala och miljömässiga effekter av våra beslut och aktiviteter. Ett verktyg för att säkra ansvarsfullt företagande är upprättandet av vår uppförande kod. Den beskriver de krav och förväntningar vi ställer på såväl den egna organisationen samt våra leverantörer. Vår uppförandekod bygger på The global compacts 10 principer gällande mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och korruption.

Vårt CSR‐arbete skall kommuniceras till och förstås av samtliga anställda och vara en del av ledningens och medarbetarnas beslutsprocess. Vårt CSR‐arbete ska vara en del i programmet för nyanställda och användas som styrmedel vid tecknande av interna och externa avtal.

Varje år ska CSR‐arbetet redovisas i en hållbarhetsredovisning som rapporterar de framsteg vi gjort inom CSR och sätter upp nya mål som leder till ständigt förbättrande och att vi fortsätter att bidra till en hållbar utveckling.

Kvalitets- och produktsäkerhetspolicy

Produktsäkerhet ska prioriteras i hela produktflödet enligt gällande kund- och lagkrav. Det övergripande målet är att tillgodose kundernas krav, inklusive tillhandahållande av säkra, äkta produkter av den kvalitet som kunden önskar. Polaricas AB:s bärproduktion är BRC-certifierad och Polarica AB arbetar enligt en egenkontroll med integrerad Hazard Analyzis och Critical Control Points (HACCP) för livsmedelssäkerhet. Detta tillsammans med vår kunniga personal garanterar en hög produktsäkerhet.

Kvalitet och kundfokus

Våra produkter ska vara av sådan kvalitet att de är väl anpassade till kundens förväntningar, behov och krav.

Kvaliteten på produkterna skall vara sådan att kunderna gör kontinuerliga återköp – den bästa barometern för kvalitet. Produkterna skall levereras i rätt tid och på ett rätt sätt och med en kundanpassad service. Vi arbetar aktivt med våra leverantörer och kunder för att säkerställa kvalitetsnivåer och leveranser.

Livsmedelssäkerhet och kvalitetskultur
Företagets ledning främjar en livsmedelssäkerhetskultur i företaget och i dess samtliga processer.  Ledningen har en plan för att utveckla och säkerställa att livsmedelssäkerhet och kvalitets kulturen förbättras kontinuerligt.

Förbättringar och kunskap (kompetensutveckling)

Ledningen och anställda skall sträva efter att ständigt förbättra produkterna, ledningssystemet och processerna. Detta sker genom aktiv samverkan inom/mellan processer och uppföljning av förbättringsarbetet.

Kunskap ska kontinuerligt förbättras hos våra medarbetare. Engagemanget för detta ligger både hos arbetsgivaren och arbetstagaren.

Ekologiskt vildväxande och odlade bär/produkter - KRAV

KRAV-märkningen står för Bra miljö, God djuromsorg, God hälsa och Socialt ansvar. Polarica AB är KRAV-certifierad och erbjuder ett stort urval av ekologiska och odlade bär.

Nyckelhålsprodukter

Livsmedelsverkets symbol nyckelhålet är till för att hjälpa våra kunder att hitta de hälsosammare livsmedelsalternativen. Ett flertal av våra produkter är idag nyckelhålsmärkta.

Allergener

Vildväxande och odlade bär är helt fria från allergener. Polarica Ab:s produktionsanläggningen är allergenfri.

Tillsatser och GMO (genetiskt modifierade organismer)

Alla bär, vildväxande och odlade är helt utan tillsatser och GMO-fria.

Vi arbetar ständigt för att minska vår miljöpåverkan enligt uppsatta miljömål.

Polarica är som livsmedelsföretag beroende av en sund yttre miljö. Det är angeläget för oss att visa respekt för naturen och att driva ett långsiktigt arbete mot en hållbar utveckling där vi strävar efter att hushålla med naturresurser. Arbetet med miljöförbättringar sker i hela företaget.

Polarica ska följa all miljölagstiftning som är tillämplig inom ramen för företagets verksamhet.

Polarica ska årligen ta fram en miljöplan som beskriver mål, strategier, åtgärder och uppföljning för miljöarbetet. Miljöplanen fastställs av Polaricas ledning.
 Styrelsen ska informeras om miljöarbetet i företaget och om hur miljömålen har uppnåtts.

Polarica ska beakta miljöaspekter i alla delar av Koncernens verksamhet. Det innebär att vi ser miljöfrågor i ett helhetsperspektiv. Polarica ska ständigt arbeta för att minska företagets miljöpåverkan inom avfall och transporter samt arbeta för en minskad energikonsumtion från företagets verksamheter.

Polarica ska verka för att energiåtgången minskar och att energibesparande teknik införs i företagets verksamhet. Polarica ska aktivt arbeta för att reducera mängden avfall och att ytterligare utveckla källsortering där detta är möjligt inom kontor och produktion. Vi är anslutna till REPA, näringslivets lösning på producentansvaret för förpackningar av plast, metall, papper/kartong och wellpapp.

Polaricas verksamhet kräver transporter av både råvara och färdigvara. Transporterna ska vara välplanerade samt att de körs så fullastade som möjligt. Vi strävar efter att dessa transporter ska vara så långsiktigt hållbara som möjligt.

Arbetsmiljön ska ge den anställde/inhyrda parter/besökare möjlighet till personlig utveckling och ökad livskvalitet samt skydd mot ohälsa och olycksfall.

En god och säker arbetsmiljö är en viktig strategisk fråga för Polarica. Målsättningen med Polaricas arbetsmiljöarbete är att skapa en fysiskt, psykiskt och socialt sund och utvecklande arbetsplats för alla medarbetare inklusive kontrakterade arbetare, där risker för arbetsskador och arbetsrelaterad ohälsa förebyggs.

Polarica utvärderar löpande företagets insatser inom arbetsmiljöområdet för att kunna göra ständiga förbättringar i det dagliga arbetsmiljöarbetet. Arbetets krav ska anpassas till människans förutsättningar i såväl fysiskt som psykiskt avseende. Åtgärder som förbättrar arbetsmiljön ger positiva effekter för såväl den enskilda som företaget.

Uppgiften att skapa en god arbetsmiljö ställer stora krav på såväl företaget som den enskilde. Arbetsmiljöverksamheten är en för företaget och de anställda gemensam angelägenhet. Den ska bedrivas i samverkan där alla har ansvaret att medverka. Åtgärder för att förändra arbetsmiljö ska präglas av den helhetssyn på alla de faktorer som påverkar människan i arbetet.

Bevakning och utveckling av arbetsmiljön ska utgöra en naturlig del i alla verksamheter inom företaget. Personalen ska inte bara veta vilka risker som kan finnas utan också kunna undvika riskerna.

Arbetsmiljöproblem ska i princip lösas på arbetsplatsen genom ett kontinuerligt och nära samarbete mellan företaget och de anställda.

Ansvarsfördelning

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön. Det är arbetsgivaren som är skyldig att vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall och i övrigt skapa en god arbetsmiljö.

Den verkställande direktören har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön och ska tillgodose att ansvar och befogenheter förs ut i företaget på sådant sätt att arbetsmiljöarbetet kan bedrivas verkningsfullt.

Avdelningschefer har inom sina respektive avdelningar, ansvar för att ett aktivt arbetsmiljöarbete bedrivs och att förutsättningar ges för att så långt som möjligt lösa arbetsmiljöfrågorna på den nivå där de uppkommer.

Alla anställda och kontrakterade arbetare har ett arbetsmiljöansvar genom att t.ex. följa skyddsföreskrifterna, använda skyddsutrustning och påpeka risker eller brister i arbetsmiljön för sin närmaste chef.

Samarbete

För att skapa en god arbetsmiljö krävs ett nära och kontinuerligt samarbete mellan företaget och de anställda. Därvid har skyddsombud och skyddskommitté viktiga roller men övertar inte arbetsgivarens ansvar.

Riktlinjer

Den övergripande ambitionen med arbetsmiljöarbetet är att åstadkomma en långsiktigt effektiv verksamhet som samtidigt innebär en god fysisk och psykisk hälsa samt trivsel och arbetstillfredsställelse för samtliga anställda och kontrakterade arbetare, vilket ska förhindra att olycksfall uppstår. Polarica ska följa nationella lagar och regler.

För att uppnå en arbetsmiljö som motsvarar ambitionen gäller att:

• Alla medarbetare ska behandlas lika, opartiskt och med respekt oavsett ras, kön, ålder, nationalitet, handikapp, sexuell läggning, föreningstillhörighet eller politisk åskådning.
• Ingen får vara alkohol‐ eller drogpåverkad under arbetstid. Alla anställda är skyldiga att, om någon är påverkad av alkohol eller andra droger, omedelbart anmäla det till sin närmaste chef som ansvarar för att nödvändiga åtgärder vidtas.
• Arbetsanpassnings‐ och rehabiliteringsfrågor ska ingå som en viktig del i arbetsmiljöarbetet. Målet är att den anställde så snart som möjligt ska kunna komma tillbaks till sin arbetsplats. Vid behov ska extern expertkunskap anlitas.
• Alla anställda ska ges de kunskaper, färdigheter och praktiska möjligheter som krävs för att aktivt medverka i arbetets utformning.
• Såväl interna som externa resurser utnyttjas för att spåra och värdera risker samt för att ge förslag till åtgärder.
• Konkreta åtgärdsprogram och projekt för arbetsmiljöarbetet upprättas, genomförs och utvärderas.

Vi ska bedriva vår verksamhet i full enlighet med gällande lagstiftning och regler som främjar fri handel och konkurrens.

Polarica ska via sina handlingar visa ärlighet och integritet i samspelet mellan medarbetare, våra intressenter och vår omvärld.

Det är inte tillåtet att lämna eller ta emot betalningar, gåvor eller andra ersättningar som kan påverka, eller uppfattas få, påverka objektiviteten vid affärsbeslut.

Polarica ska bedriva sin verksamhet i full enlighet med gällande lagstiftning och regler som främjar fri handel och konkurrens.

Polaricas medarbetare får inte utföra arbete eller bedriva affärsverksamhet som konkurrerar med Polaricas verksamhet.

Medarbetare som hamnar i en situation där man riskerar en intressekonflikt med Polaricas policy mot korruption ska omedelbart rapportera det till sin ledning för handläggning av denna intressekonflikt.

Medarbetare/intressenter eller andra som misstänker handlingar i strid med Polaricas policy mot korruption kan rapportera detta till Polaricas ledning eller CSR-ansvarig.

Uppförandekoden beskriver de krav och förväntningar Polarica ställer såväl på den egna organisationen som på våra leverantörer, dessa gäller alltså även för de som plockar bär åt Polarica.

Uppförandekoden baseras på The Global Compacts tio principer som är baserade på FN deklarationen om mänskliga rättigheter, ILO:s grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet, Rio-deklarationen om miljö och utveckling, FN:s konventionen mot korruption, samt lagar och avtal i de länder där verksamheten bedrivs.

1. Mänskliga rättigheter

1.1 Diskriminering

Alla medarbetare ska behandlas lika, opartiskt och med respekt oavsett ras, kön, ålder, nationalitet, handikapp, sexuell läggning, föreningstillhörighet eller politisk åskådning.

1.2 Tvångsarbete och disciplinära åtgärder

Medarbetare behandlas med respekt och värdighet. Tvångsarbete, ofrivilligt eller oavlönat arbete ska inte förekomma.
 Lön eller ägodelar får aldrig deponeras/ tas i pant av någon i utbyte mot arbete. Ingen person får kvarhållas i arbete under någon tid, mot dennes vilja. Ingen anställd får under några omständigheter utsättas för kroppslig bestraffning eller annan form av fysisk, sexuell eller psykologisk straffåtgärd eller trakasseri.

1.3 Barnarbete

Ingen person får bli föremål för anställning innan denne har genomgått obligatorisk skolgång. De får inte anställas före det att de fyllt 15 år. Om yngre barn arbetar som lärlingar i enlighet med sitt lands arbetslagstiftning, måste de skyddas mot alla former av exploatering. Anställning av yngre personer upp till 18 års ålder får inte riskera deras utbildning eller deras fysiska, psykiska, sociala eller moraliska utveckling.

1.4 Lön

Lönen ska betalas regelbundet, i tid och vara rimlig i förhållande till arbetsprestationen. Lagstadgad minimilön är den lägsta accepterade lönen.

1.5 Arbetstid

Lagar och avtal ska följas vad gäller arbetstid och övertid.

1.6 Ledighet och sjukfrånvaro

Arbetare ska ha rätt att ta ut lagenlig semester och andra lagenliga ledigheter (t ex föräldraledighet) i samråd med arbetsgivaren samt ha sjukfrånvaro utan några negativa efterverkningar.

1.7 Anställningskontrakt

Anställda har rätt till anställningskontrakt.

1.8 Föreningsfrihet

Medarbetare har frihet att utöva sin rätt att vara medlem i organisationer som representerar deras intressen som medarbetare, utan rädsla för hot eller trakasserier.

2. Lagliga krav

Vi följer nationella lagar som gäller i de länder där verksamhet bedrivs. Skulle något krav i uppförandekoden vara i konflikt med nationell lagstiftning har lagen företräde.

3. Goda arbetsförhållanden

Våra medarbetare och inhyrda parter erbjuds en säker och hälsosam arbetsmiljö samt att krav som anges i nationell lagstiftning är tillgodosedd. I de fall bostäder tillhandahålls ska boytan per arbetare uppfylla lagens minimikrav, vara hygieniska samt erbjuda tillfredsställande personlig integritet.

4. Yttre miljö

Vi följer miljökrav i lagstiftning och förordningar samt har kunskap om och kontroll på vår verksamhets miljöpåverkan. Vi arbetar ständigt för att minska belastningen på miljön.

5. Korruption

Genom god etik och moral motverkar vi alla former av korruption, inklusive utpressning och bestickning.